15 fev Como organizar as finanças da sua empresa em 7 passos

Não importa o tipo de negócio, para que ele funcione como deve ser é necessário bastante planejamento. Claro que não significa que você deva economizar cada centavo, mas finanças organizadas são mais eficientes do que gastos desnecessários, isso é uma verdade.

Claro que alguns empresários podem se perder nessa matemática de planejamento, afinal de contas ninguém nasce sabendo e isso é compreensível, mas o foco aqui é constância. Aprender constantemente, é o segredo do sucesso.

Por isso, hoje você vai aprender em 7 passos simples como organizar sua empresa financeiramente, vamos lá?

1)    Saia dos papéis para começar a organizar sua empresa

A primeira coisa a fazer para ter um controle efetivo do seu negócio é acabar com o amontoado de papéis e anotações. Eles servem mais para desorganizar suas gavetas que para gerir sua empresa.

Se você precisa ter uma memória infalível para lembrar de tudo que precisa ser pago, valores e datas, posso te dizer com propriedade não conte com isso, sim você vai esquecer e não pode fazer nada sobre isso e está tudo bem.

Existem outros recursos que podem te ajudar:

• Organize seus papéis por tipo e data de vencimento: dívidas para um lado, contas a receber para o outro, organizando conforme o vencimento obviamente. Quem vence primeiro, se paga primeiro.
• Crie uma planilha de controle financeiro e faça duas listas: uma para os recebimentos e outra para os pagamentos, custos e despesas. Registre data de vencimento, descrição e valor;
• Utilize os recursos do programa, como formatação e filtros, para acompanhar o que está próximo de vencer e identificar gastos por tipo como “taxas bancárias, empréstimos, fornecedores, etc”. Isso é útil para começar a mapear despesas/custos desnecessários.

2)    Use e abuse de sistemas de gestão e seus recursos

Agora que você é expert em planilhas, a evolução se faz necessária e com isso vem as ferramentas de gestão, que fornecem recursos para que você tenha uma visão macro do seu negócio financeira. Aqui falamos de gráficos, fórmulas, etc.

No entanto, para isso, você precisa ter duas coisas importantes disponíveis: amplo conhecimento do software e tempo disponível para a criação de todos esses controles.

Por que então não dar um upgrade no seu controle financeiro? Softwares de gestão estão sempre em alta e existem vários justamente por seus benefícios serem imbatíveis:

• É mais fácil atualizá-los;
• O custo é muito menor que cursos de Excel e banco de dados;
• O índice de erros é mínimo (somente se dados incorretos forem inseridos);
• São extremamente portáteis — a maioria é acessível por smartphone e tablet, além do notebook;
• Há vários recursos adicionais, como lembretes, integração com e-mails e contas bancárias, geração automática de relatórios e gráficos. (O que facilita e muito na hora da análise).

3)    Controle seu fluxo de caixa adequadamente

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Com uma ferramenta eficiente para a gestão financeira de sua empresa, agora é necessário erguer as mangas e começar a trabalhar de forma mais prática no seu quadro financeiro e vamos começar com o controle do seu fluxo de caixa.

Sabendo quando entrará dinheiro, é possível planejar os vencimentos das contas. O fluxo de caixa também faz traz visão empresarial a longo prazo: analisando as informações de um período, você tem como identificar se há sazonalidade, com períodos de maior circulação de capital e outras de queda nos negócios.

4)    Planeje seus gastos conforme o que ganha

Você não compra para sua casa mais do que ganha, certo? É a mesma coisa para sua empresa! Com um controle do seu caixa, você programa suas compras, investimentos e gastos para os momentos em que a entrada de recursos será maior.

Há um mês em que você fecha mais negócios? Então, poderá planejar o que fará com o lucro do período. Investimentos, reformas, aquisição de material — tudo isso deve caminhar em compasso com a previsão de recebimentos.

5)    Administre seu capital de giro

Seu capital de giro não depende de recebimentos futuros, agora se você espera é sinal de que sua empresa não tem solidez e ainda há riscos de imprevistos ou falha no cumprimento dos seus compromissos financeiros.

Nessa situação é fácil perder as rédeas do futuro. Essa é a razão pela qual você deve prever seus recebimentos e separar uma parte para servir de capital de giro.

Haverá dinheiro em caixa pronto para agarrar oportunidades e cobrir saídas inesperadas de recursos. Também permite cobrir seus pagamentos enquanto o saldo não chega na conta, sem pagar juros ou multas.

6)    Cuidado com empréstimos ou financiamentos – Olho vivo na dívida

Quando sua empresa não está com o financeiro em dia como deveria estar, a tentação de tomar um empréstimo é alta e, nessa altura que mora o perigo das taxas absurdas e perca de controle.

Na verdade, elas quase sempre são pesadas e devoram parte do seu resultado. Se seu lucro líquido mensal gira em torno de 10%, por exemplo, não há vantagem nenhuma em contratar um empréstimo com taxa de juros de 5%. Péssimo negócio!

7)    Investimentos são importantes

Se você chegou até aqui na leitura, provavelmente já começou a colocar em prática bastante coisa, certo? Com tudo isso redondo, você já conhece seu fluxo de caixa, já tem controle financeiro, seus pagamentos estão em dia e tem capital de giro disponível.

E portanto, a hora de crescer chegou! Muitos empresários cometem o erro de utilizar como rendimento pessoal toda a lucratividade líquida da empresa. Pior: alguns até pagam contas pessoais com o dinheiro do caixa. Essas atitudes são um tiro no pé.

Para garantir a sobrevida do seu negócio e permitir que ele cresça você deve injetar nele mesmo parte do lucro gerado. Áreas estratégicas como marketing, melhoria estrutural e qualificação profissional precisam ser focos constantes.

Lembre-se da regra básica, uma empresa alimentada com lucros gera apenas mais lucros e isso se torna um processo positivo.