Planejamento de Orçamento: Qual a solução que o CFO pode encontrar?

É natural que muitas organizações comecem a preparar seu planejamento de orçamento com antecedência, principalmente no mês de Agosto. Em uma época de tamanhas incertezas como foi 2021 com a presença por mais de 1 ano da pandemia, ter uma maior agilidade na tomada de decisão depende de uma adaptação forte às mudanças orçamentárias.

Os CFOs que mostraram uma postura reativa com meses de profundas mudanças no orçamento das empresas, agora tem a questão de trabalhar o realocamento de recursos de forma estratégica.

Mas também são conscientes que os processos manuais e procedimentos já usados, não são mais capazes de resolver problemas antigos. Novos desafios, requerem novas formas de atuação.

Considerando todos esses detalhes e as mudanças que ocorreram entre o ano passado e este, já se sabe que o planejamento perfeito não existe. Mas o que o CFO sabe é que pode existir um aprimoramento do processo de planejamento orçamentário.

5 pontos que todo CFO precisa observar no orçamento!

Listamos 5 pontos que devem ser observados como pontos fundamentais para um planejamento orçamentário eficiente em 2022.

Cenários de teste de estresse e suposições para combater a incerteza

Primeiro é necessário alinhar as expectativas em relação às decisões que foram tomadas no passado e o resultado delas, principalmente para com os departamentos que trabalham juntos como vendas e marketing.

Aqui o papel do CFO é informar qual das estratégias utilizadas deu retorno positivo e quais iniciativas impactam o negócio no meio da pandemia em relação a vendas, etc. Aqui se avalia muito o estresse é a pressão dos envolvimentos e como eles conseguiram se adaptar a um cenário e se houve falhas por parte dos envolvidos.

Reorganize o negócio com base no orçamento zero para determinar os principais motivadores

O orçamento zero funciona com a premissa de que todas as despesas devem ser justificadas em cada período do orçamento, o que muitas empresas acreditam ser uma característica muito rígida.

Aqui o CFO analisa se a perspectiva do negócio mudasse e de que modo a realocação de recursos poderia provocar em um acompanhamento melhor dos projetos, análise detalhada e estratégica de custos fixos e variáveis, preço e qualidade, além da visão mais apurada sobre riscos e oportunidades que vinham sendo perdidas.

Contenção de gastos de modo a se ter flexibilidade de opções no orçamento

Com a prioridade de orçamentos mais flexíveis, é analisado se cada projeto pode ser dividido em fases e em qual cada uma delas está sujeita a receber mais recursos ou não, o que facilita que o investimento chegue à fase certa de cada projeto.

Inclusive existem empresas que incentivam isso, o que acaba criando um pequeno grupo composto pelo CFO, CEO e Chefe de Operações com a finalidade de se reunirem todos os meses avaliando qual projeto receberá mais recursos em detrimento de outro.

Aqui mais uma vez vemos o papel do CFO junto com os demais líderes na tomada de decisão para a saúde financeira da empresa e ao mesmo tempo sua expansão.

Distribua as prioridades para evitar o esgotamento da equipe

Outro detalhe importante, são as tarefas atribuídas à equipe financeira. Com a pandemia, muito trabalho está sendo executado em home office, o que acaba dificultando alguns processos e um maior tempo de execução.

O papel do CFO é liderar com empatia, definir prioridades e comunicá-las com assertividade, mencionando resultados esperados, prazos e análises. Esse alinhamento ajuda o CFO a encontrar oportunidades para acelerar tendências positivas e eliminar as negativas.

Repense a tomada de decisões

Muitas empresas no início da pandemia, tiveram um processo de tomada de decisão oneroso e complexo. Onde se montava diversos materiais explicativos, que no final das contas eram ineficientes. Em vez de se ter reuniões que realmente explicam, se tinha reuniões sem foco e com perda de tempo.

Aqui o ponto é o CFO conduzir para que haja foco, ou seja dividindo as apresentações em duas partes, onde a primeira seria um estudo prévio do cenário atual e tendências.

E a segunda parte um conjunto de maior prioridade de riscos e oportunidades. Isso torna as tomadas de decisões mais efetivas e funcionais.

As discussões levantadas passaram a ter foco nas unidades de negócios relevantes, as perguntas pendentes passaram a ser respondidas com base em dados pertinentes, KPI’s ajudaram o time a continuar caminhando na direção certa. Ou seja, o resultado foi mais produtividade para todos!

Ser um CFO realmente requer experiência e dinamismo, a primeira coisa a se fazer é verificar se está inserido em uma equipe multifuncional, já que para qualquer começo de planejamento orçamentário, duas coisas são vitais:

  1. Revisão de cenários anteriores;
  2. Iniciar o processo de planejamento orçamentário da alta gerência até os demais níveis hierárquicos.

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