04 nov Como controlar as finanças da empresa em 07 passos?

Você sabe como controlar as finanças da sua empresa? Fique tranquilo se a resposta for não. Essa é uma pergunta que todo empreendedor, CEO, administrador de empresa, se faz diariamente. Há tanto o que fazer, há tantas coisas para olhar, mas quando nossos olhos estão atentos facilita identificar oportunidades de investimento, cortar custos desnecessários, conseguir descontos para pagamentos à vista e claro, ter uma relação de confiança e credibilidade com fornecedores e colaboradores.

Contudo, organização as finanças de uma empresa não é uma tarefa fácil, ainda mais quando falamos sobre pequenas empresas.

• Fluxo de caixa;
• Emissão de notas fiscais;
• Emissão de boletos;
• Conferência de contas a receber e pagar;
• Projeção de vendas;
• Análise do faturamento;
• Custos por cliente;
• Custos por projeto;
• E muito mais.

Por isso, é estritamente importante que haja uma estratégia financeira para administração dessa parte da empresa, para evitar problemas que possam comprometer a saúde financeira do seu negócio.

Principais desafios ao fazer a gestão financeira de um negócio

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Quem sabe controlar as finanças de uma empresa, é a marca de sucesso no empreendedorismo, já que a realidade brasileira é a falta de um caixa no inicio do negócio. Sem ele, sabemos ser muito complicado o crescimento e expansão de qualquer empresa.

Porém, desafios ainda maiores no financeiro surgem como a captação de recursos para o negócio, toda a parte de gestão financeira que acaba ficando nas costas do empreendedor sozinho, fora todas as outras responsabilidades de um negócio que ele precisa enfrentar.

Para quem não tem familiaridade com os números e com o ciclo financeiro do negócio, esse começo pode ser ainda mais difícil. Mas contando com a ajuda certa e terceirizando seu financeiro, é possível passar por tudo isso tranquilamente e nas condições financeiras da sua empresa. Quem ainda prefere fazer tudo sozinho, acaba cometendo alguns erros básicos. Confira!

Erros comuns ao administrar o dinheiro da empresa

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A tecnologia tornou o controle das finanças mais fácil para as empresas, mas não eliminou totalmente a possibilidade de erros. Alguns deles podem ter impacto significativo na saúde financeira de uma empresa:

• Falta de registro: a falta de um controle rígido dos pagamentos feitos e recebidos é um erro que pode ser fatal;
• Omissão de informações à contabilidade: a falta de comunicação adequada com o contador pode acarretar erros, multas e sanções no seu negócio;
• Planejamento inadequado dos custos: alguns empreendedores ainda realizam esboços de custos muito simples, que se revelam distantes da realidade. Isso pode ter impacto profundo nas finanças da empresa;
• Misturar contas pessoais e da empresa (erro clássico): esse tipo de erro é comum para empresas que estão começando, mas deve ser evitado a todo custo;
• Não usar a tecnologia: se você ainda recorre ao papel, está perdendo tempo e, possivelmente, dinheiro muito dinheiro;
• Não buscar ajuda: nem sempre dá para resolver tudo sozinho. Por isso, se tiver problemas com as finanças da empresa, converse com seu contador.

Como controlar as finanças da empresa em 7 passos

Agora que você já sabe os erros que deve evitar a todo custo, veja como controlar as finanças da sua empresa de uma forma mais fácil e sem tanto sofrimento, isso fará uma diferença absurda na sua rotina.

1. Tenha um plano de negócios 

O plano de negócios é o princípio de tudo, pois este é o documento que norteará todo o desenvolvimento e crescimento do empreendimento.

Infelizmente muitos empreendedores começam sem um e acabam tomando decisões equivocadas, ele vem antes de se começar a pensar em gestão ou finanças, já que é a base que sustenta o empreendimento. Ele é o plano que fará seu negócio dar certo.

2. Consulte um contador 

Não, não pense por um momento que você não precisa de um profissional contábil, porque você precisa. Empreendedor entende do negócio dele, contador e seu escritório entendem das finanças do seu negócio. 

Ele fará todo seu planejamento, saberá o impacto que qualquer mudança terá nos resultados, resolverá questões fiscais e com uma terceirização financeira, vai te dar menos dor de cabeça e fazer seu dinheiro render mais. 

Vale a pena tratar o contador como um aliado do seu negócio, já que esse profissional tem grande familiaridade com números e pode oferecer insights importantes sobre seus balanços, custos, faturamento e oportunidades de melhoria operacional.

3. Separe as contas pessoais das despesas da empresa 

Aqui na blog já falamos disso dezenas de vezes, mas é sempre bom ressaltar, misturar contas pessoais e empresariais pode e causará prejuízos sérios e confusão nos números. Isso é perigoso, porque você não saberá de onde está saindo o que para pagar quem.

Por isso, é importante adotar uma separação total de contas desde o início e estabelecer um pró-labore para que o gestor possa realizar retiradas mensais programadas. 

Assim, você não mistura as finanças e consegue ter uma visão mais clara da situação do seu negócio, além de se prevenir de problemas com o fisco devido às movimentações irregulares.

4. Monte um fluxo de caixa e faça projeções

O ponto principal de uma boa gestão financeira é o controle de caixa, o monitoramento das entradas e saídas, além da conferência de vendas e saldo diário é a forma mais correta de te rum bom fluxo de caixa.

Sem isso, não há como saber em que ponto seu negócio está e nem como tomar decisões importantes, pois não terá dados suficientes para análise.

Com essas informações em mãos, você pode montar uma planilha de fluxo de caixa e observar como seu negócio funciona, analisando a relação entre as receitas e despesas. Além disso, você também conseguirá começar a olhar para o futuro e fazer sua projeção de caixa.

5. Elabore seu plano de contas e levante todos os custos e despesas

Ao ter um fluxo de caixa ordenada, você começa a perceber padrões de entradas e saídas de dinheiro e portanto, consegue saber exatamente quais contas devem ser pagas e recebidas em seu negócio.

Para isso, existe o plano de contas, que nada mais é do que uma classificação das diferentes movimentações financeiras que ocorrem na sua empresa. Para elaborar o seu, basta separar as receitas e despesas/custos que você identificou em categorias como recebimentos de vendas, despesas operacionais, impostos, comissões, pró-labore, salários etc.

Sendo custos fixos, aqueles sendo imutáveis e são de cunho mensal. E os custos variáveis, que podem sofrer variação devido a algum fator externo.

6. Defina seu capital de giro

Após dominar o fluxo de caixa, você precisa determinar qual o capital de giro necessário para sua empresa se manter e crescer de forma sustentável. Essa reserva em caixa é composta pelas contas que têm “giro”, ou seja, fazem parte do dia a dia e sustentam as operações do negócio, como pagamentos de fornecedores, estoques e salários.

Um ponto importante é, haverá momentos que sua empresa terá mais contas do que fontes de receita, e isso é normal. O primordial é que você tenha capital de giro para cobrir e compensar esses períodos. 

Por isso, mais uma vez a importância de ter as finanças de sua empresa sobre controle e organizadas, para poder trabalhar com previsibilidade.

7. Fique de olho no longo prazo 

Um dos maiores aliados da administração financeira da empresa é o longo prazo. Com uma perspectiva de semanas e meses à frente, você pode organizar melhor as contas a pagar e receber, montar o capital de giro e fazer a projeção de investimentos. 

Tenha sempre organizado um planejamento financeiro que permitirá identificar e monitorar as contas da empresa sempre com antecedência.

A Vibratto é uma empresa voltada para soluções financeiras, ou seja, voltada para seu negócio e trabalhamos em todas as linhas de frente para que seu negócio faça o que precisa fazer: Lucrar e Crescer!

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